Privacyverklaring

Orgitec is een eenmanszaak van Luuk Schmitz, gevestigd aan de Nieuwlandstraat 1, 2729 DR Zoetermeer en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99153963. Orgitec is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contact: schmitz@orgitec.nl · 06 83018705

• Bezoekers van orgitec.nl.
• Mensen die een gesprek plannen, een offerte aanvragen of meedoen aan ons mkb-onderzoek.
• Contactpersonen bij klanten, leveranciers en partners.
• Contactpersonen bij bedrijven die wij zelf benaderen (zie punt 4).
• Deelnemers aan gesprekken die wij opnemen (zie punt 6).

Websitebezoek

• Wat: geanonimiseerde bezoekstatistieken (bezochte pagina's, land, apparaattype, verwijzende site). Wij gebruiken hiervoor Vercel Web Analytics. Deze meting werkt zonder cookies en zonder dat wij jou als persoon kunnen herkennen.
• Waarom: om te zien welke pagina's werken en de website te verbeteren.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Contact, offerteaanvraag en gesprek plannen

• Wat: bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, de dienst waarin je interesse hebt en wat je in het formulier of je bericht schrijft. Plan je een gesprek via Calendly, dan verwerkt Calendly je naam, e-mailadres, je antwoorden op de intakevragen en de gekozen tijd.
• Waarom: om je aanvraag te beantwoorden, een voorstel te maken en het gesprek te plannen.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of de stappen daaraan voorafgaand.

Mkb-onderzoek en gratis adviesdocument

• Wat: de gegevens hierboven, plus wat je in het interview vertelt over je bedrijf en je werkwijze.
• Waarom: om een adviesdocument voor jouw bedrijf te maken en, geanonimiseerd, om inzicht te krijgen in hoe mkb-bedrijven werken. In publicaties of op onze website zijn bedrijven en personen nooit herkenbaar.
• Grondslag: uitvoering van de afspraak met jou (het adviesdocument) en gerechtvaardigd belang (het geanonimiseerde onderzoek).

Klantrelatie en administratie

• Wat: contactgegevens van contactpersonen, afspraken, gespreksverslagen, offertes, facturen en betaalgegevens.
• Waarom: om onze diensten te leveren, te factureren en aan onze wettelijke bewaarplicht te voldoen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (belastingwetgeving).

Contact onderhouden

• Wat: naam, e-mailadres, bedrijf en de inhoud van eerder contact.
• Waarom: om je op de hoogte te houden van ons werk en, als je daar interesse in hebt getoond, van onze diensten.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken; dan stoppen wij ermee.

Ondersteuning door AI

Bij het samenvatten van gesprekken, het opstellen van teksten en het voorbereiden van opvolging gebruiken wij AI-dienstverleners (zie punt 5). Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend door een computer worden genomen en gevolgen voor je hebben; een mens beoordeelt altijd wat wij naar je sturen of over je vastleggen.

Soms benaderen wij bedrijven zonder dat zij eerst contact met ons hebben opgenomen. De gegevens die wij daarvoor gebruiken, komen uit openbare bronnen: de website van het bedrijf, het Handelsregister, LinkedIn en openbaar geplaatste vacatures. Het gaat om bedrijfsnaam, naam en functie van de contactpersoon en zakelijke contactgegevens. Wij gebruiken deze gegevens alleen om een eerste zakelijk contact te leggen. Wil je niet benaderd worden, dan laat je dat weten via schmitz@orgitec.nl en verwijderen wij je gegevens.

Wij werken met een vaste set tools. Met elke leverancier hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten of de verwerkersovereenkomst uit zijn voorwaarden geaccepteerd.

• Airtable

  Waarvoor

  ons klantsysteem (CRM): contacten, aanvragen, gesprekken en afspraken

  Waar de gegevens staan

  Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework

• Microsoft 365

  Waarvoor

  e-mail, agenda en documenten

  Waar de gegevens staan

  Europese Unie

• Vercel

  Waarvoor

  hosting van de website en bezoekstatistieken

  Waar de gegevens staan

  Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework; de bezoekstatistieken bevatten geen persoonsgegevens

• Calendly

  Waarvoor

  het plannen van gesprekken

  Waar de gegevens staan

  Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework

• Moneybird

  Waarvoor

  offertes en facturen

  Waar de gegevens staan

  Europese Unie

• Plaud

  Waarvoor

  opname en uitwerking van gesprekken (zie punt 6)

  Waar de gegevens staan

  Opslag bij Plaud volgens hun privacyvoorwaarden; wij laten dit controleren.

• Make en Zapier

  Waarvoor

  koppelingen tussen de tools hierboven

  Waar de gegevens staan

  Make: Europese Unie. Zapier: Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework

• Hetzner

  Waarvoor

  server voor onze eigen automatiseringen

  Waar de gegevens staan

  Europese Unie (Duitsland)

• AI-dienstverleners

  Waarvoor

  taalmodellen die ons helpen bij het samenvatten van gesprekken, het opstellen van teksten en het analyseren van onderzoek

  Waar de gegevens staan

  Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework; met de afspraak dat jouw gegevens niet worden gebruikt om de modellen te trainen

Wij verkopen jouw gegevens nooit en delen ze niet met anderen dan de leveranciers hierboven, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Bij klant- en onderzoeksgesprekken nemen wij het gesprek vaak op met Plaud, zodat wij geen aantekeningen hoeven te maken en een goed verslag kunnen maken. Daarvoor geldt:

• Wij vertellen aan het begin van het gesprek dat wij opnemen en vragen of iedereen daarmee akkoord is. Wil je dat niet, dan nemen wij niet op.
• De opname wordt uitgewerkt tot een verslag. Opname en verslag bewaren wij samen als onderdeel van het dossier. Verwijderen wij het dossier, dan verwijderen wij ook de opname (zie punt 7).
• Bij het uitwerken gebruiken wij AI-dienstverleners (zie punt 5). De inhoud van het gesprek wordt daarbij niet gebruikt om hun modellen te trainen.

• Aanvragen en gesprekken die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Gegevens van bedrijven die wij zelf benaderen en die niet reageren: maximaal 1 jaar.
• Klantgegevens, offertes en gespreksverslagen: zolang de samenwerking loopt en daarna maximaal 2 jaar, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.
• Facturen en administratie: 7 jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
• Gespreksopnames: even lang als het dossier waar ze bij horen.
• Gegevens uit het mkb-onderzoek: herleidbare gegevens maximaal 2 jaar; geanonimiseerde inzichten onbeperkt.
• Bezoekstatistieken: bevatten geen persoonsgegevens.

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen;
• je gegevens in een leesbaar bestand te ontvangen (dataportabiliteit);
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld om contact te onderhouden;
• de verwerking te laten beperken;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Mail hiervoor naar schmitz@orgitec.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat wij met de juiste persoon te maken hebben, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen. Ben je niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij beschermen jouw gegevens met onder meer tweestapsverificatie op onze accounts, versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft en vaste afspraken met onze leveranciers. Systemen die wij voor klanten bouwen, richten wij waar mogelijk in op accounts van de klant zelf; waar Orgitec een systeem host, leggen wij de afspraken daarover vast in de verwerkersovereenkomst.

Orgitec.nl gebruikt geen cookies voor tracking of advertenties. Onze bezoekstatistieken werken zonder cookies. Plan je een gesprek via Calendly, dan kan Calendly op zijn eigen pagina functionele cookies plaatsen.

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op orgitec.nl/privacyverklaring.